Siklus Penjualan Tunai dan Kredit

Ø  Sejak dulu sampai sekarang penjualan masih tetap berperan paling penting diantara aktivitas lainnya. Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba. Banyak faktor selain usaha promosi termasuk segi pelayanan atau pemberian service, harga yang cocok, juga bagian pimpinan perusahaan dapat mengikuti order penjualan yang masih luas/terbuka. Maka aktivitas penjualan dapat di kronologiskan sebagai berikut:

1) Penerimaan pesanan

2) Penegasan pesanan

3) Pengiriman barang

4) Pembuatan faktur

5) Pembuatan laporan operasional penjualan

Ø  Prosedur penjualan adalah urutan-urutan sejak diterimanya pesanan dari pembeli pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan penjualan. Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.

Ø  Penjualan dapat dibagi 2 dalam pelaksanaannya, yaitu:

o   Penjualan secara tunai

o   Penjualan secara kredit

Ø  Prosedur – Prosedur Penjualan Tunai

1. Prosedur Order Penjualan

2. Prosedur Penerimaan Kas

3. Prosedur Penyerahan barang

4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai

5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Ø  Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai

1. Faktur Penjualan Tunai (FPT)

2. Pita Register Kas (PRK)

3. Credit Card Sales Slip

4. Bill Of Lading

5. Faktur Penjualan COD

6. Bukti Setor Bank

7. Rekap Harga Pokok Penjualan

Ø  Prosedur Penjualan Kredit

Pelanggan datang ke perusahaan dan melihat barang yang diinginkan. Setelah pelangganmendapatkan barang yang diinginkan dan cocok dengan harga yang diajukan, pelangganmengajukan permohonan kredit, maka fungsi penjualan akan memberikan formulir  penjualan kredit dan menjelaskan persyaratan untuk mengajukan penjualan kredit.Setelah formulir diisi dan ditandatangani oleh pelanggan, formulir tersebut diserahkankepada fungsi penjualan kembali beserta data-data yang diperlukan untuk diperiksakelengkapannya, setelah di cek kelengkapannya, fungsi penjualan akan mengirim formulir penjualan kredit dan persyaratan yang diperlukan ke fungsi kredit.

Ø  Prosedur – Prosedur Penjualan Kredit

1.    Prosedur penjualan

2.    Prosedur persetujuan kredit

3.    Prosedur pengiriman barang

4.    Prosedur pembuatan faktur

5.    Prosedur akuntansi penjualan kredit

Ø  Prosedur pesanan penjulan informasi yang pada umumnya dibutuhkan meliputi:

o  Pesanan-pesanan yang belum dapat dipenuhi

o  Kesanggupan untuk mengirim barang di waktu tertentu

Ø  Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit

1.         Penawaran Harga  (PH)

2.         Order Form  (OF)

3.         Memo 

4.         Purcahse Order (PO)

5.         Surat Pengantar Supplier (SPS)

6.         Berita Acara Penerimaan

7.         Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)

8.         Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)

9.         Invoice/Faktur

10.     Faktur Pajak

11.     Kwitansi

Ø  Keterangan Siklus Pembelian Tunai:

o   Customer

Customer melakukan order barang yang dikirim ke Bagian Penjualan. Lalu mendapatkan Bukti Pembelian. Setelah diproses, customer akan mendapatkan kiriman barang dari Bagian Pengiriman. Barang yang diterima lalu dicek apakah sama dengan Bukti Pembelian. Jika cocok, customer menandatangani dan mengembalikan Surat Jalan dan Bukti Pembelian ke Bagian Pengiriman.

o   Bagian Penjualan

Setelah menerima Order Barang dari Customer, Bagian Penjualan membuat Bukti Pembelian yang dirangkap 3, lembar pertama untuk Customer, lemabar kedua untuk Bagian Gudang, dan lembar ketiga untuk Bagian Keuangan. Dari Bukti Pembelian tersebut, Bagian Penjualan membuat Surat Jalan yang dirangkap 3. Lembar pertama dan kedua untuk Bagian Pengiriman dan lembar ketiga untuk Bagian Gudang.

Dari Bukti Pembelian 1 dan 2 yang diterima dari Bagian Pengiriman, lalu dibuat Laporan Penjualan rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua dikirim ke Pimpinan.

o   Bagian Gudang

Dari Bukti Pembelian yang diterima dari Bagian Penjualan, Bagian Gudang menyiapkan barang yang diorder. Barang tersebut dikirim ke Bagian Pengiriman. Bagian Gudang juga menerima Surat Jalan dari Bagian Penjualan sebagai arsip.

o   Bagian Pengiriman

Setelah menerima Barang dari Bagian Gudang dan Surat Jalan dari Bagian Penjualan, lalu barang dikirim bersama Surat Jalan tersebut ke Customer.

Bukti Pembelian dan Surat Jalan yang telah ditandatangani oleh Customer diberikan ke Bagian Penjualan.

o   Bagian Keuangan

Menerima Bukti Pembelian dari Bagian Penjualan sebagai dasar pembuatan Laporan Keuangan yang dirangkap 2, yang pertama diberikan ke Pemimpin dan lembar kedua untuk arsip.

o   Pemimpin

Menerima Laporan Keuangan dari Bagian Keuangan dan Laporan Penjualan dari Bagian Penjualan sebagai arsip.

Ø  Keterangan Siklus Pembelian Kredit:

o   Customer

Customer melakukan order barang yang dikirim ke Bagian Penjualan. Lalu mendapatkan Bukti Pembelian. Setelah diproses, customer akan mendapatkan kiriman barang dari Bagian Pengiriman. Barang yang diterima lalu dicek apakah sama dengan Faktur Pembelian. Jika cocok, customer menandatangani dan mengembalikan Surat Jalan dan Faktur Pembelian ke Bagian Pengiriman.

o   Bagian Penjualan

Setelah menerima Order Barang dari Customer, Bagian Penjualan membuat Faktur Pembelian yang dirangkap 3, lembar pertama untuk Customer, lemabar kedua untuk Bagian Gudang, dan lembar ketiga untuk Bagian Keuangan. Dari Faktur Pembelian tersebut, Bagian Penjualan membuat Surat Jalan yang dirangkap 3. Lembar pertama dan kedua untuk Bagian Pengiriman dan lembar ketiga untuk Bagian Gudang.

Dari Faktur Pembelian 1 dan 2 yang diterima dari Bagian Pengiriman, lalu dibuat Laporan Penjualan rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua dikirim ke Pimpinan.

o   Bagian Gudang

Dari Faktur Pembelian yang diterima dari Bagian Penjualan, Bagian Gudang menyiapkan barang yang diorder. Barang tersebut dikirim ke Bagian Pengiriman. Bagian Gudang juga menerima Surat Jalan dari Bagian Penjualan sebagai arsip.

o   Bagian Pengiriman

Setelah menerima Barang dari Bagian Gudang dan Surat Jalan dari Bagian Penjualan, lalu barang dikirim bersama Surat Jalan tersebut ke Customer.

Faktur Pembelian dan Surat Jalan yang telah ditandatangani oleh Customer diberikan ke Bagian Penjualan.

o   Bagian Keuangan

Menerima Faktur Pembelian dari Bagian Penjualan sebagai dasar pembuatan Laporan Keuangan yang dirangkap 2, yang pertama diberikan ke Pemimpin dan lembar kedua untuk arsip.

o   Pemimpin

Menerima Laporan Keuangan dari Bagian Keuangan dan Laporan Penjualan dari Bagian Penjualan sebagai arsip.