Siklus Pengeluaran Kas

A. Tujuan dari siklus pengeluaran kas adalah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya untuk menjalankan bisnis.

B. Tahapan sistem pembelian:

1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan.

2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat pesanan pembelian.

3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari pemasok.

4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.

5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.

6. Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan pengendali persediaan.

C. Ada 4 departemen dalam sistem pembelian manual, yaitu:

ü Departemen Pembelian

Tugasnya menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok dan membuat pesanan pembelian yang terdiri atas beberapa bagian. Satu salinan dikirimkan ke pengendali persediaan, tempat staf administrasi menyimpannya bersama permintaan pembelian terbuka. Satu salinan tersebut akan dikirim ke utang usaha untuk disimpan dalam file utang usaha tunda dan akan menjadi file utang usaha terbuka pada saat katur dikirimkan oleh pemasok. Dua salinan diberikan kepada pemsok. Staf administrasi bagian pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka.

ü Bagian Penerimaan

Barang yang tiba dari pemasok direkonsiliasi dengan salinan kosong pesanan pembelian yang berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima. Tujuan dari salinan kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. Setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang terdiri atas beberapa bagian, yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan tersebut.

ü Bagian Utang Usaha

Selama jalannya transaksi, bagian utang usaha telah menerima dan sementara menyimpan berbagai salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Dokumen formal yang dipakai oleh bagian ini adalah faktur pemasok. Jika faktur pemasok ini belum tiba, maka pencatatan utangnya akan ditunda hingga faktur tersebut dikirimkan oleh pemasok. Lalu apabila faktur tiba, maka staf administrasi utang merekonsiliasi informasi finansial dengan berbagai dokumen di file tunda, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, dan mencatatnya ke rekening pemasok dalam buku pembantu utang usaha.

ü Bagian Buku Besar

Bagian ini menerima voucher journal dari bagian utang usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan. Staf administrasi bagian buku besar mencatat dari voucher journal ke akun pengendali perusahaan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan serta ringkasan buku pembantu persediaan.

D. Sistem Pengeluaran kas

Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Tahapan – tahapan dari sistem pengeluaran kas yaitu :

ü Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.

ü Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok.

ü Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar

E. Terdapat 3 departemen dalam sistem pengeluaran kas :

1. Bagian Utang Usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya kebagian pengeluaran kas.

2. Bagian Pegeluaran kas

Menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher serta data lain yang terkait dalam daftar cek, yang juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas.

3. Bagian Buku Besar

Menerima voucher journal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha.

F. Ringkasan Pengendalian Siklus Pengeluaran

Aktivitas Pengendalian	Sistem Pemrosesan Pembelian	Sistem Pengeluaran Kas
Otorisasi transaksi Pemisahan Pekerjaan Supervisi Catatan akuntansi Akses Verifikasi independen	Pengendalian persediaan Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaan. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar. Bagian penerimaan Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembelian, file laporan penerimaan. Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya ke catatan akuntansi diatas. Bagian utang dagang merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut	Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas dan buku besar. File voucher utang, buku pembanyu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar. Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catatan akuntansi di atas. Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler.