Siklus Pendapatan

Ø   Sistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan siklus – siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian – kejadian ini menghasilkan transaksi – transaksi yang dapat dikelompokan menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum, yaitu :

Ø  Siklus Pendapatan

Ø  Siklus Pengeluaran

Ø  Siklus Produksi

Ø  Siklus Keuangan

Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya.  Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan  siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.

Ø  Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Oleh karenanya kami akan merumuskan masalah dalam desain sistem umum siklus pendapatan.     

Ø  Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Ø  Siklus-siklus transaksi mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam sebuah sistem informasi. Gambar di bawah ini menunjukkan hubungan antara dua siklus transaksi jual beli dan subsistem-subsistem sistem informasi untuk sebuah perusahaan jual-beli barang. Perusahaan jual-beli barang adalah organisasi yang membeli barang dari pemasok dan menjual barang tersebut ke pelanggan.

 Siklus pendapatan terdiri dari semua kegiatan dalam sistem order entry/penjualan, sistem penagihan/penerimaan kas, dan sebagian kegiatan yang relevan dalam sistem inventaris dan sistem general ledger. Operasi - operasi siklus pendapatan menyertakan :

·         Pendapatan dan pencatatan order pelanggan

·         Pengiriman barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual

·         Penagihan dan pencatatan penjualan dan accounts receivable

·         Pendapatan dan pencatatan penerimaan kas  

              v  Urutan Aktivitas

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.

a.   Mengambil pesanan pelanggan

      Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.

b.   Persetujuan kredit

      Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.

Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.

c.   Memeriksa ketersediaan persediaan

      Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman.

      Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.

      Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.

d.   Menjawab permintaan pelanggan

      Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.

      Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.

v    Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap:

1.  Mengambil dan mengepak pesanan

2.  Mengirim pesanan tersebut

Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.

a.   Ambil dan mengepak pesanan

Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman.

            Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih responsif ke pelanggan.

b.   Mengirim pesanan

Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan.

Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim.  Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan faktur penjualan harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.

           

v    Tahap selanjutnya dalam siklus sistem informasi adalah tahap perancangan. Pekerjaan rancangan dimulai dari merancang keluaran.

o   Output

Output dari sistem informasi adalah yang dibutuhkan manajemen. Output berupa laporan yang akan digunakan sebagi alat menentukan keputusan dan perencanaan serta pengendalian. Dalam penentuan output ada hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu :

Ø  Merancang format laporan

Ø  Merancang isi laporan

Ø  Merancang jumlah laporan, distribusi dan lain – lain

o   Input

Dokumen yang diperlukan sebagai masukan siklus pendapatan sebagian berasal dari pembeli. Input dari siklus pendapatan adalah faktur penjualan.

o   Database

Database diperlukan oleh perusahaan yang menggunakan sistem terkomputerisasi. Maka diperlukan data yang meliputi:

-       Kode barang                                  - jumlah pesanan

-       Nama barang                                 - pembelian terakhir

-       Lokasi penyimpanan                      - persediaan

-       Satuan                                            - harga beli

-       Persediaan minimum                     - jumlah pengadaan kembali

o   Pengendalian

Tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif.

1.      Kehilangan data

Akibat :

·         Kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan.

·         Selain itu membocorkan rahasia pelanggan ke pesaing dapat menurunkan penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab hukum.

Pengendalian :

·         File induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat cadangan secara teratur.

·         Disk dan Tape diberi label file agar tidak terhapus secara tidak sengaja

·         Sistem harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file yang penting.

2.      Kinerja yang kurang baik

Akibat :

·         Pelaksanaan tugas menjadi tidak efisien dan tidak efektif.

·         Hal yang lain adalah dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.

Pengendalian :

·         Menetapkan dasar / standar penilaian terhadap efisiensi dan efektifitas.

·         Membuat laporan secara periodik untuk penilaian dan analisis terhadap sistem kerja dan kinerja karyawan.

v  Prosedur Back-Order

Ketika jumlah barang dalam persediaan di gudang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan, dokumen back-order  akan dibuat. Dokumen ini bias berupa pesanan penjualan yang baru atas barang yang tersisa atau salinan dari pesanan pelanggan saat ini yang disesuaikan untuk menunjukkan produk yang belum dipenuhi. Dokumen back-order kemudian di tempatkan pada file  sendiri sampai barang tersebit dikirim oleh pemasok. Back0order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru diproses.

Dalam waktu ke waktu, pelanggan mengembalikan barang yang sudah dibelinya. Hal iini bias disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

o                        Penjualan mengirimkan barang yang salah

o                        Barang yang dikirim ternyata rusak atau cacat

o                        Barang tersebut rusak pada saat pengiriman

o  Penjualan terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengirim tersebut.

Ketika retur perlu dilakukan, pembelia akan meminta penjual untuk mengembalikan pembayaran dari barang yang tidak diinginkannya tersebut.

v   Prosedur Retur Penjualan

·                          Departemen Penerimaan Barang

Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memerikasa, dan menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut. Barang tersebut dibawa ke gudang bersama dengan salinan slip retur barang. Salinan kedua dari slip retur barang ini dikirim ke departemen penjualan.

·                          Departemen Penjualan.

Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang dikembalikan.

·                          Departemen Kredit

Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut. Manajer kemudian mengembalikan memo kredit ke departemen penjualan.

·                          Departemen Penagihan

Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra. Staf ini kemudian mengirimkan tersebut dalam jurnal penjualan ke bagian pengendalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan. Pada akhir periode, total pengembalian penjualan dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum.

·                          Departemen Pengendalian Persediaan dan Piutang Dagang

Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo kredit ke departemen piutang, di mana rekening pelanggan akan disesuaikan. Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang mengirimkan rangkuman informasi ke departemen buku besar umum. Selanjutnya, departemen pengendalian persediaan mengirimkan voucher jurnal yang merangkum total nilai dari pengembalian persediaan, dan departemen piutang dagang mengirimkan rangkuman akun dari buku besar pembantu piutang dagang.

·                          Departemen Buku Besar Umum

Staf departemen buku besar umum menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkumna akun dari departemen piutang dagang. Staf lalu membukukan voucher jurnal tersebut ke akun pengendalian.

v  Prosedur Penerimaan Kas

·  Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen

Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan conth dari dokumen perputaran yang biasanya adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan. Ketika pembayaran dilakukan, pelanggan merobek bagian permintaan pembayaran dan mengembalikannya ke penjual bersama dengan pembayaran tunai.

·  Departemen Penerimaan Kas

Kasir memvertifikasi dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruangan penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini.

·  Departemen Piutang Dagang

Staf departemen piutang dagang melakukan proses pembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit. Pada akhir hari kerja staf departemen merangkum akun buku besar pembantu piutang dagang dan menyerahkan rangkumannya ke departemen buku besar umum.

·  Departemen Buku Besar

Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang. Staf melakukan proses pembukuan dari voucher jurnal ke akun pengendali piutang dagang dan akun pengendali kas, merekonsiliasi aun pengendali piutang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu piutang dagang, dan menyimpan voucher jurnal.

·  Departemen Kontroler

Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler (atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen seperti : (1) salinan dari daftar permintaan pembayaran, (2) slip setoran bank yang diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.

v  Ringkasan pengendalian siklus pendapatan

Aktivitas Pengendalian	Pemrosesan Penjualan	Penerimaan Kas
Otorisasi transaksi	Pemeriksaan kredit Kebijakan retur barang	Daftar permintaan pembayaran (pradaftar kas)
Pemisahan penugasan	Kredit dipisah dari pemrosesan, pengendalian persediaan dipisah dari gudang, buku besar pembantu piutang dagang dipisah dari buku besar umum	Penerimaan kas dipisah dari piutang dagang dan akun kas, buku besar pembatu piutang dagang dipisah dari buku besar
Supervisi		Ruang penerimaan dokumen
Catatan akuntansi	Pesanan penjualan, jurnal penjualan, buku besar pembantu piutang dagang, pengendali piutang dagang (buku besar umum), buku besar pembantu persediaan, pengendalian persediaan, akun penjualan (buku besar umum)	Permintaan pembayaran, cek, daftar permintaan pembayaran, jurnal penerimaan kas, buku besar pembantu piutang dagang, akun pengendali piutang dagang, akun kas
Akses	Akses fisik ke persediaan, akses ke catatan akuntansi di atas	Akses fisik ke kas, akses ke catatan akuntansi di atas
Verifikasi independen	Departemen pengiriman, departemen penagihan, buku besar umum	Penerimaan kas, buku besar umum, rekonsiliasi bank

Lampiran