Siklus Penggajian dan Upah

        Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian dan pengupahan itu penting karena alasan berikut:

o   Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaju dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu.

o   Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.

o   Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaru yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayarkan gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.

        Aktivitas Siklus Penggajian dan pengupahan:

o   Pembaharuan file induk penggajian

o   Pembaharuan tariff dan pemotongan pajak

o   Validasi data waktu kehadiran

o   Mempersiapkan penggajian

o   Membayar gaji

o   Menghitung kompensasi dan pajak yang dibayar

o   Mengeluarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain

        Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan:

o   Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

o   Kartu jam hadir

o   Kartu jam kerja

o   Daftar gaji dan daftar upah

o   Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

o   Surat pernyataan gaji dan upah

o   Amplop gaji dan upah

o   Bukti kas keluar

        Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan penguphan menurut Mulyadi (2001:386):

o   Setiap oramg yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

o   Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif dan upah, tambahan keluarga harus didaftarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

o   Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasikan fungsi kepegawaian.

o   Kartu jam hadir diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

o   Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

        Prosedur dan tata cara pembayaran uang lembur

o   Pembayaran uang lembur didasarkan pada daftar hadir lembur

o   Uang lembur akan dibayarkan sebulan sekali paling cepat pada awal bulan berikutnya.

o   Permintaan pembayaran uang lembur dapat diajukna untik beberapa bulan sekaligus.

        Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam lembur:

o   Daftar pembayaran penghitungan uang lembur

o   Surat perintah kerja lembur

o   Daftar hadir kerja

o   Daftar hadir lembur

o   Surat setoran pajak (SSP)

        Keterangan flowchart penggajian:

o   Karyawan

Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke PSDM/HCD.

Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di serahkan bersama dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD.

o   PSDM/HCD

Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi, rekapan tersebut diberikan ke bagian keuangan.

PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi beserta dengan uang.

o   Bagian Keuangan

Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai dasar bagian keuangan membuat laporan penggajian, lembar kedua sebagai arsip, dan lembar ketiga diserahkan ke Manajer.

o   Pimpinan

Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan. Manajer juga menerima laporan penggajian dari bagian keuangan.

        Keterangan flowchart lembur:

o   Manajer

Manajer menyiapkan form lembur yang diberikan ke customer.

Manajer menerima slip gaji lembur 2 rangkap dari bagian keuangan yang divalidasi sehingga menjadi slip gaji lembur yang telah divalidasi yang dikembalikan ke bagian keuangan sebanyak 2 rangkap.

Manajer menerima Laporan penggajian lembur karyawan yang divalidasi lalu dijadikan arsip.

o   Bagian Keuangan

Rekap lembur yang diterima dari PSDM/HCD diproses menjadi slip gaji lembur 3 rangkap. Slip 1 dan 2 diberikan ke Manajer, sedangkan lembar ketiga sebagai arsip.

Slip gaji lembur yang telah divalidasi, lembar pertama sebagai dasar pembuatan laporan penggajian lembur karyawan, sedagkan lembar kedua diberikan ke karyawan beserta dengan uang.

o   PSDM/HCD

Menerima form lembur karyawan yang telah diisi oleh karyawan, lalu merekapnya sehingga menghasilkan rekap lembur rangkap 2, lembar pertama untuk bagian keuangan, lembar kedua sebagai arsip.

o   Karyawan

Karyawan menerima form data lembur dari Manajer, lalu diisi dan lembar pertama diberikan ke PSDM/HCD sedangkan lembar kedua sebagai arsip.

Setelah diproses, karyawan menerima slip gaji lembur yang telah divalidasi beserta uang dari 

Bagian Keuangan.