Kelebihan dan Kekurangan Software-software Akuntansi

Dewasa ini, penggunaan software accounting sangat diperlukan oleh perusahaan-perusahaan baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil untuk lebih mempermudah melakukan proses-proses yang akuntansi seperti penjurnalan, pembuatan laporan keuangan, penyusunan daftar gaji, dll.

Didasari oleh maraknya penggunaan software atau perangkat lunak akuntansi ini, pengembang software pun berlomba-lomba untuk menyediakan software yang terbaik untuk perusahaan-perusahaan tersbut. Software yang ada pun semakin berkembang pesat dan semakin mudah untuk digunakan. Berikut ini adalah software-software akuntansi yang lazim digunakan oleh perusahaan antara lain:
    1. Software akuntansi berbasis DOS

    2. MYOB

    3. Quick Book Enterprise Edition

    4. Accurate

    5.Zahir Accounting

Tiap-tiap software memiliki kelebihan dan kekurangan. Kita akan membahas tentang hal tersebut untuk membandingkan manakah software akuntansi terbaik dari 5 software di atas.

1. Software akuntansi berbasis DOS

                 Hingga saat ini, banyak perusahaan yang yang masih menggunakan software akuntansi yang menggunakan sistem operasi DOS karena perusahaan enggan untuk mengeluarkan biaya lebih untuk membeli lisensi dari software-software akuntansi terbaru atau perusahaan enggan untuk beralih ke software akuntansi baru karena sudah merasa cukup dengan software akuntansi yang saat ini digunakan.

     Kelebihan:

     a. Membutuhkan spesifikasi komputer yang sangat minim dan bisa   berjalan         dalam komputer pentium I.

b.  Respon cepat

c.  Jarang diserang virus. Hal ini karena kebanyakan virus berjalan di sistem operasi Windows, sedangkan  software akuntansi ini menggunakan DOS sehingga cukup aman dari virus

d.  Real time maksudya adalah data yang diinput akan segera tersimpan di dalam database, sehingga bila terjadi pemadaman listrik tiba-tiba saat kita tengah melakukan proses penginputan data, kita tidak perlu melakukan penginputan ulang karena data yang sebelumnya kita masukkan akan secara otomatis tersimpan dalam database.

Kekurangan:

a.   Tampilan masih monokrom (hitam-putih) sehingga memberikan kesan kurang nyaman pada saat penginputan data.

b.   Memerlukan printer dot matriks dengan harga perawatan printer yang sangat mahal dan bersuara berisik yang dapat mengganggu kinerja perusahaan.

c.   Hasil cetak biasanya memerlukan kertas khusus untuk printer dot matriks dan biasanya berukuran besar (A3) yang kurang efisien.

d.   Sangat sulit untuk melakukan upgrade bila perusahaan mengalami perkembangan usaha. 

2. MYOB Accounting Plus 13

            MYOB (Manage Your Own Business) merupakan software akuntansi buatan Australia. Software ini banyak sekali digunakan di Indonesia, bahkan telah menjadi materi wajib bagi siswa SMK atau mahasiswa perguruan tinggi Akuntansi, lembaga kursus khususnya untuk materi komputer Akuntansi.

Software ini akan terasa powerful ketika diintegrasikan dengan software MYOB lain seperti MYOB Fixed Asset, MYOB Point Of Sale. Tampilan yang familiar, mudah digunakan, dan gampang dipelajari sehingga digunakan oleh orang banyak. Perbaikan dan penambahan fitur baru telah membawa MYOB pada versi 17. MYOB juga telah terbit untuk edisi Eropa dan Edisi Amerika (MYOB Premier Accounting Plus), MYOB Edisi Asia dan versi Original yang MYOB Accounting PlusVersi13diIndonesia

Kelebihan:

a.   Mudah dipahami karena disertai gambar dan ikon yang menunjukkan siklus akuntansi.

b.   Didukung multi user dengan hak dan fungsi yang berbeda untuk setiap user.

c.   Tersedia fasilitas edit formulir (faktur, bukti kas) sehingga bisa disesuaikan dengan keinginan perusahaan.

d.   Terintegrasi dengan Microsoft Office sehingga mudah digunakan dalam editing dan modifikasi data atau  laporan.

e.   Fitur dan fungsi sangat lengkap, seperti reminder utang-piutang, surat tagihan, payroll bahkan mendukung fungsi Email sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

f.   Cocok untuk segala jenis usaha baik skala kecil, multi departemen dan multi proyek.

g.   Mudah dalam perawatan database dan backup data.

h.   Petunjuk penggunaan banyak beredar di Indonesia hal ini karena software MYOB ini populer di Indonesia dan digunakan di banyak perusahaan dan juga diajarkan di Universitas dan juga SMK-SMK.

Kekurangan:

a.   Dalam versi 13, digit angka yang tampil dalam MYOB hanya 11 digit (99 miliar), lebih dari 11 digit laporan harus di ekspor ke Excel agar semua angka bisa dilihat. Hal ini tentu mengurangi tingkat efisiensi kinerja perusahaan tersebut.

b.   Meski telah Multi user, tetapi tidak bisa digunakan secara bersamaan.

c.   Format neraca masih menggunakan standar Australia. Neraca yang ditampilkan adalah Aset – Kewajiban = Net Asset (Modal)

d.   Belum mendukung multi currency (mata uang).

e.   Belum mendukung multi gudang. Hal ini cukup mengganggu bila perusahaan yang menggunakan software ini memiliki lebih dari satu gudang.

3. Quick Book 5.0 Enterprise Edition

Software ini memiliki 5 versi, antara lain:

- Manufacturing & Whole Sale Edition

- Retail Edition

- Accountant Edition

- Contractor Edition

Quickbook ini kurang dikenal di Indonesia, padahal software ini memiliki fungsi dan fitur yang sangat komplet.

Kelebihan:

1.  Sama halnya dengan MYOB, software ini memiliki fitur  multi user

2.   Memiliki fitur multi currency (support dengan banyak mata uang). Hal inilah yang belum ada pada MYOB v13.

3.   Tampilan yang menarik, fitur yang lengkap disertai tutorial dalam bentuk pdf dan video.

4.   Format laporan sangat lengkap disertai grafik dan hasil analisa, sehingga sangat membantu un utuk melakukan pengambilan keputusan yang berhubungan dengan keuangan.

5.   Fungsi reminder, multi departemen, multi gudang, payroll, multi cabang dengan fasilitas sinkronisasi yang sangat powerful

6.   Software ini akan lebih maksimal jika disinkronisasikan dengan Quickbook Point of Sale dan juga Quick Book Asset Manager.

7.   Sama halnya dengan MYOB, laporan dan form yang sudah diinput bisa diekspor Microsoft Office dan PDF.  

8.   Form dan laporan bisa diatur sesuai kebutuhan.

9. Digit angka yang banyak sehingga bisa digunakan pada perusahaan besar. Hal ini belum dimiliki pada MYOB v13.

Kekurangan

1.   Untuk keperluan analisa bisnis, keuangan, dan akuntansi hampir tidak memiliki kekurangan. Hanya dari sisi keterbatasan bahasa karena tutorial belum dibuat dalam bahasa Indonesia.

4. Accurate 3.3.0

Accurate 3.3.0 versi bahasa Indonesia merupakan software adaptasi

dari Accurate International. Tampilan yang sederhana (mirip MYOB) namun elegan denganbanyak pilihan skin sehingga terkesan modern dan juga untuk menghilangkan kejenuhan karena skin dapat diganti-ganti.

Kelebihan:

1.   Kelebihan ada pada segi bahasa, karena terdapat pilihan bahasa Indonesia, sehingga lebih mudah dipelajari.

2.   Kemampuan modifikasi form dan laporan.

3.   Support dengan sistem perpajakan yang berlaku di Indonesia.

4.   Multiuser, multi departemen, multi gudang, multi proyek dan multi currency. MYOB v13 belum memiliki fitur multi gudang dan multi currency sehingga Accurate 3.3.0 ini sedikit di atas MYOB v13

5.   Sama halnya dengan MYOB dan juga Quickbook, laporan yang sudah dibuat dapat diekspor ke format Microsoft Excel, Notepad, HTML dan PDF.

6.   Mendukung fitur reminder dan email. Hal ini juga dimiliki oleh Quickbook.

Kelemahan:

1.   User hanya bisa login sebagai supervisor.

2.   Hanya bisa membuka database di hard disk drive lokal komputer.

3.   Tidak mendapat keistimewaan berupa potongan harga trade in atau major upgrade.

4.   Tidak bisa migrasi.

5. Zahir Accounting

            Zahir Accounting adalah software akuntansi keuangan terbaik, penuh inovasi yang sangat berbeda dengan software akutansi lain. Zahir Accounting Software disebut “business management software.”

Kelebihan:

1.   Mudah digunakan oleh non akuntan karena sudah disediakan formulir khusus untuk menginput semua transaksi umum dalam perusahaan seperti transaksi keluar atau masuk kas, pembelian, penjualan, piutang dan sebagainya.

2.   Desain user interface (tampilan)  menarik dan mudah dipahami karena struktur menu dan icon berupa gambar yang sederhana dan digunakan dalam kehidupan sehari-hari.

3.    Faktur dan laporan dapat didesain sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan serta disertakan berbagai variabel data dan fungsi matematika yang dapat digunakan langsung.

4.   Laporan dapat dikirim via email dan diexport ke berbagai format. Mengirim laporan menggunakan email sangan mudah, cukup membuka laporan yang diinginkan kemudian klik tombol Send Email. Zahir Accounting juga dapat mengexport data dengan tampilan yang sama persis dengan tampilan pada Zahir Accounting.

5.   Menggunakan database client server sehingga menjadi lebih handal untuk menangani data besar, volume transaksi yang sangat tinggi dan tingkat keamanan data sangat tinggi.

6.   Fasilitas dan kapasitas dapat dipilih sesuai kebutuhan sehingga kita cukup membeli paket yang paling murah kemudian memesan fasilitas tambahan sesuai dengan kebutuhan.

7.   Berbagai grafik dan analisa bisnis interaktif yang tersedia dalam satu layar dan setiap grafik dapat diklik untuk dianalisis.

8.   Laporan dapat diklik untuk melihat detail transaksi (audit atau drill down) pada neraca atau laporan laba-rugi akan menampilkan buku besar per rekening. Jika mengklik nomor transaksi maka transaksi asli akan terbuka kembali. Jika mengklik kanan  mouse pada laporan keuangan akan menampilkan jurnal double entry. 

9.   Seluruh transaksi dapat diedit dan dihapus.

10.  Memudahkan dalam pengambil keputusan bisnis karena dilengkapi berbagai analisa laporan keuangan perusahaan seperti analisis rasio, break even point analysis, berbagai grafik serta laporan interaktif yang menarik dan terintegrasi.

11.  Memiliki berbagai opsi fasilitas advace seperti:

            - Multi currency, multi price, multi discount.

- Serial number.

- Lot number dan expire date.

- Giro mundur.

- Sinkronisasi data antar cabang melalui internet dial-up. Hal ini belum dimiliki oleh keempat software di atas. Hal ini mempermudah dalam hal pengendalian perusahaan karena bersifat real time.

- Predictive input (menginput transaksi berulang kali secara otomatis).

Kelemahan:

1.   Zahir Accounting tidak dapat secara otomatis menghitung biaya perjam, perburuh dan biaya lain dalam akuntansi biaya.

2.   Pada Zahir edisi Flexy Money tidak tersedia fasilitas harga tetap, proyek dan departemen.

3.   Zahir Accounting edisi pendidikan belum mendukung pengeditan (unposting) transaksi penjualan dan pembelian.

4.   Tidak memberikan rekomendasi tentang kebutuhan perangkat yang dibutuhkan serta kompatibel dengan Zahir Pos.

5.   Zahir Pos kurang cepat dan responsif khususnya pada saat menginput transaksi, membuka faktur, menginput produk dan mencetak faktur.

Setiap software akuntansi tentu memiliki kelebihan dan kekurangan. Software akuntansi yang paling baik adalah software yang memiliki fitur yang lengkap dan mencakup segala prsoses-proses akuntansi selain itu juga memiliki kemudahan dalam hal pengoperasiam sehingga dapat disesuaikan oleh user atau pengguna .

Dari ulasan kelima software akuntansi di atas, kita dapat menarik kesimpulan bahwa software terbaik adalah Zahir Accounting karena menggunakan bahasa Indonesia, mudah digunakan dan  juga dilengkapi dengan grafik yang dapat mempermudah analisis data yang dapat digunakan untuk melakukan pegambilan keputusan pada perusahaan.